Al vallen de mussen van het dak of dwarrelen de herfstbladeren door de lucht: het hele jaar door is Remko van der Hammen van Grand Canyon Events bezig met de organisatie van de Goudse IJsbaan. Iedereen omarmt het evenement, weet Van der Hammen. “Schaatsen zit in de genen van alle Hollanders. ‘De kerstsfeer begint voor ons nu pas echt’, hoor ik vaak als de ijsbaan weer open is. Die vier weken dat de baan er ligt, heb ik zelf ook iedere dag weer enorm zin om naar de Markt te gaan.”

Historisch schaatsen

In het begin was het nog een ijsbaan vóór het stadhuis. “Op dag 1 luidde de meest gestelde vraag: ‘Wanneer kunnen we een rondje rond het stadhuis schaatsen?’ Iedereen was direct enthousiast over het idee en met veel doorzettingsvermogen is het gelukt die droom van de ijsbaan rondom het stadhuis waar te maken. Wat formaat betreft is onze baan van 550 m2 bijna 1.000 m2 (550 was oude formaat) baan verre van het grootst dat Ice-World ooit gebouwd heeft maar nooit eerder legden ze een ijsbaan rond een historisch pand. Een mooie uitdaging als het gaat om budget, logistiek en samenwerking.”

Van der Hammen heeft met zijn organisatiebureau al veel verschillende evenementen georganiseerd maar de jaarlijkse Goudse IJsbaan is volgens hem echt uniek. “We krijgen de helft cadeau, namelijk de ligging op de Markt van Gouda, om het vijftiende-eeuwse Gotische stadhuis heen en met de Waag, de toren van de Sint-Jan en vele historische gevels er omheen. En het event duurt vier weken lang. Die weken woon je als het ware in je zelfgebouwde dorp en zet je met honderd collega’s dag in dag uit iets moois neer. Je wordt in die tijd wel continu verrast. Toen wij de eerste keer op vrijdagmiddag open gingen, stond er een rij van 200 meter. We wisten niet wat we meemaakten! Op zo’n moment moet je snel beslissingen nemen en je capaciteit verhogen. Mensen bellen, kassa erbij zetten. Ook wist ik het eerste jaar niet dat je aan het einde van de dag goed de sneeuw van de zijkanten van de baan moest halen. Dat resulteerde in enorme ijsbulten langs de randen en grote plassen toen de dooi intrad.”

Gelukkig kwam hij, op een paar fouten na, de eerste keer toch redelijk beslagen ten ijs dankzij het advies van Ice-World. “Ik heb al die jaren goed kunnen sparren met Ice-World. Herman Gruijters was één van de belangrijkste mensen die ervoor heeft gezorgd dat de baan er is gekomen. Ieder jaar word ik gebeld door ‘concullega’s’ van IceWorld, of ik niet bij hun wil huren, maar ik blijf trouw aan deze organisatie.”

Wervende communicatie

Het organiseren van een ijsbaanevent begint met het verkrijgen van vergunningen. “Je moet een goed veiligheidsplan kunnen laten zien en een gedetailleerde plattegrond. Op het moment dat wij een vergunning aanvragen, weten we eigenlijk al dat deze gehonoreerd wordt omdat we vooraf met de ondernemers op het plein, het stadhuis, de warenmarkt en de brandweer afspraken maken. De eerste keer was dat uiteraard moeilijker, dus neem daar de tijd voor.”

Ook is het broodnodig om met partners te werken die tegen betaling meeliften op je initiatief. Die sponsorwerving is een intensief onderdeel volgens Van der Hammen. “Je moet bedrijven duidelijk vertellen wat ze voor de sponsoring terugkrijgen en dat ook waarmaken. Ik heb geleerd dat partners vooral geïnteresseerd zijn in onze wervende communicatie naar potentiële bezoekers. Zo kunnen ze meeliften op het bezoekersbereik. Daarnaast probeer ik zoveel mogelijk samen te werken met de marketing van de gemeente om Gouda op de kaart te zetten.”

Het eerste jaar kijken het publiek en potentiële partners vaak de kat uit de boom. Als je ijsbaan een succes blijkt, haken mensen veel sneller aan, zo leerde de eventorganisator. “Bedenk dus goed wat je het eerste jaar wil presenteren, dan is het makkelijker om je event volgende jaar aan sponsors en bezoekers te verkopen”, luidt zijn tip aan ondernemers die overwegen ook een ijsbaan te huren.

Overal zichtbaar

Één van de belangrijkste en misschien ook wel meest tijdrovende onderdelen van het uitbaten van een ijsbaan, is mensen laten weten dat je er bent. Grand Canyon Events zorgt elk jaar voor een uitgebreide promotiecampagne. “Al een aantal jaar voor we het ijsbaanevenement voor de eerste keer organiseerden, deden we onderzoek onder potentiele bezoekers. Want je hebt veel meer kansen in de brede regio, maar hoe zorg je dat die doelgroep naar jouw baan komt

Na veel gesprekken met beleids- en communicatiepartners, formuleerden we doelstellingen en konden we de bezoekers gaan bereiken. Wij selecteerden 350.000 huishoudens en zetten de communicatie breed in: van een huis-aan-huis krant tot busbaan-, snelweg- ebioscoopreclames tot online marketing. Een groot deel van het budget ging naar Google Ads. Die combinatie van media-uitingen creëert het gevoel van: ‘ze zijn overal, daar moeten we eens naartoe’.”

Iedereen blij

Van der Hammen probeert zoveel mogelijk samen te werken met de horecabedrijven op het plein. “Wij willen dat iedereen blij is met de ijsbaan, dus ook de horeca op de Markt. We gunnen elkaar onderling veel. Zelf zetten we in december een eigen Koek & Zopie grand café op het plein dat veel bezoekers trekt. Dat brengt ook weer extra mensen naar de omliggende horeca. Ik word alleen maar blij als ik zie dat de ijsbaan en mijn Koek & Zopie vol zit, maar ook de terrassen er omheen. Dan doen we het als stad hartstikke goed met elkaar. Het gaat om samenwerking.”

Hoewel het ‘een ongelofelijk karwei’ is om het schaatsevent ieder jaar voor elkaar te krijgen met zijn team, doet Van der Hammen niets liever. “Dat is nu eenmaal mijn vak, hobby en een beetje ook mijn gekheid. Op het moment dat iemand zegt dat iets niet mogelijk is, triggert dat mij enorm en zorg ik dat het wél kan. Juist dit soort uitdagingen geven veel voldoening en plezier.” De ijsbaanuitbater zou het huren van een ijsbaan dan ook absoluut aanraden aan andere ondernemers. “Een ijsbaanevent is een goede vorm van city marketing. Het trekt flink bezoekers en doet veel voor je stad.”

5 tips voor de start van een ijsbaan event

1. Bezoek andere ijsbanen en leer van de kennis van collega’s
2. Zorg voor goed en snel oproepbaar personeel
3. Maak van de start een tweejarenplan
4. Bedenk een strategie en begroting met een groeimodel voor de komende jaren
5. Wees flexibel want iedere dag is anders.

Download de case studie uit Gouda ‘Een rondje om het stadhuis‘.