Drijvende kracht achter de jaarlijkse ijsbaan op het Koopmansplein in Assen is Steve Ellis. Hij organiseert het evenement vanuit de stichting WintersAssen. “Mijn zakenpartner, Nicole Landsbergen, en ik zijn de kartrekkers van het hele verhaal. Wij hebben de visie en de deskundigheid om een ijsbaan te bouwen en te exploiteren. De baan van 25 x 17 meter heeft er nu drie winters gelegen. In 2020 gooide de pandemie helaas roet in het eten.”

Het tweede coronajaar zette WintersAssen flink door en verrees de ijsbaan toch in het centrum van Assen. Een moeilijke tijd, herinnert Ellis zich, waarin hij continu dacht in scenario’s en risico’s. “Het enige voorspelbare aan corona is de onvoorspelbaarheid. Na elke persconferentie keken wij goed naar wat wel en niet mocht en speelden daar op in. Om geld te besparen, hebben we een streep gezet door alle nice to haves. We kunnen heel rigoureus zijn. Dat heeft ons gered.” Bekijk hier de aftermovie van WinterAssen 2021.

Zware klappen

De eerste klap viel net voordat de ijsbaan openging: het avondprogramma met bedrijfsarrangementen mocht niet doorgaan. Ellis: “Doorgaans organiseren we ’s avonds curling voor bedrijven. Dat is een belangrijke bron van inkomsten. De huur van de curlingstenen konden we helaas niet meer afzeggen en was een verliespost.

Na tien dagen kwam de tweede persconferentie en kregen ze de tweede grote teleurstelling te verwerken: geen bezoekers boven de achttien en het café moest dicht. “We mochten de inrichting zoals tafels en muziekapparatuur terugsturen. Dat scheelde in de huurkosten.” Na deze twee grote tegenvallers bleef het redelijk stabiel.

“Ondanks de ingekorte openingstijden, van negen uur ’s ochtends tot vijf uur ’s avonds, hebben we rond de 9.000 bezoekers gehad. On target en vergelijkbaar met de jaren ervoor, fantastisch. Mensen waren dolblij dat ze iets konden doen. De winkels en scholen waren dicht, je mocht geen grote feesten thuis organiseren maar er was wel de schaatsbaan”, aldus Ellis.

Toch nog schoolschaatsen

De initiatiefnemer heeft meerdere momenten gehad waarop hij zich afvroeg waar ze mee bezig waren. “Één van de cruciale punten was of het schoolschaatsen door kon gaan. Dat is een belangrijke bron van inkomsten en een groot onderdeel van ons marketingplan. De gemeente speelde daar ook op in met het thema ‘Assen sportstad’. Een onmisbare subsidieverstrekker voor ons die een derde van het totale budget inlegde. Veel ijsbanen leunen vooral zwaar op commerciële sponsoren. Wij verloren daar veel van in coronatijd. Het schoolschaatsen heeft nog twee weken kunnen plaatsvinden. Gelukkig want anders was er geen ijsbaan geweest.”

Ellis zocht telkens weer de mazen in de wet op. De mensen toch iets leuks te doen geven, was een belangrijke motivatie om door te zetten. “De gemeente was ook heel vastberaden om niet op te geven. Maar altijd op een verantwoorde manier. Opgelucht konden we na vijf weken zonder grote incidenten afronden. Daar zijn we trots op want Assen was een van de weinige steden met een ijsbaan in die periode.”

Sponsorpakketten

De samenwerking met de belangrijkste subsidieverstrekkers steekt eenvoudig in elkaar. Ellis: “We overleggen vanuit WintersAssen met de gemeente en de binnenstadvereniging over hoe de ijsbaan er uit moet zien. Bij de gemeente dienen we vervolgens ons plan in. Zodra ze die goedkeurt, krijgen wij de subsidie van een derde van het totale budget. De rest moeten we vervolgens zelf zien te vergaren. Afgelopen jaar bijvoorbeeld kregen we ook een bedrag van de schaatsbond KNSB.”

Het werven van sponsoren is ook een belangrijk onderdeel. Eentje waar WintersAssen creatief in is. “Sponsoren kunnen kiezen uit diverse pakketten. Van kleine bedragen voor alleen reclameborden tot grote bedragen voor bijvoorbeeld LED-reclames langs de snelweg en exclusieve arrangementen. Daarmee bekostigen we de extra’s, zoals bijzondere versiering en verlichting. De verwachtingen van klanten zijn heel hoog. Afgelopen jaar hadden we een vrij kale ijsbaan. In een jaar zonder corona kunnen we dat echter niet maken.”

Ellis, met een achtergrond in werktuigbouwkunde, gebruikt graag zijn creatieve ideeën om de ijsbaan extra bijzonder te maken. “In 2019 hadden we een soort skate funpark met verhoginkjes en hellingen. Groot voordeel is dat je een baan op die manier aantrekkelijker maakt zonder extra vierkante meters te hoeven bouwen.”

Ideale stadsmarketing

WintersAssen is alweer druk met de voorbereidingen voor de baan die 2 december weer op het Koopmansplein in Assen moet verrijzen en daar vijf weken blijft. Een ijsbaan in de winter past echt bij stadsmarketing, vindt de Assenaar. “Winterpret is een goed middel om je stad te positioneren. Je trekt er nieuwe bezoekers mee aan.”

De Assense schaatsbaan wordt gepromoot via een brede multichannel-marketingcampagne. “Zo hebben we grote LED-reclameborden langs de snelweg. Verder zijn we aanwezig op Instagram, Facebook, TikTok en komt de ijsbaan aan bod in de lokale krant en de huis-aan-huisbladen. De scholen informeren de ouders over de ijsbaan en het schoolschaatsen.”

Ellis grootste drijfveer is zijn passie voor creativiteit op sportgebied. Maar ook om ‘alles en iedereen in beweging te zien’. “De diversiteit aan bezoekers en vrijwilligers vind ik ook prachtig. Vrijwilligers uit het asielzoekerscentrum, scholieren, gezinnetjes en toeristen bewegen zich gebroederlijk over het ijs. Soms ben je getuige van mensen die voor het eerst op schaatsen staan of zelfs voor het eerst ijs zien. En iedereen geniet op zijn of haar manier van de ouderwetse winterpret. Prachtig. Een ijsbaan in je stad verenigt mensen.”