Roadmap voor een succesvol schaatsevenement in 2020

In onze 25 jaar ervaring met het organiseren van schaatsevenementen, is het jaar 2020 nu al een van de meest memorabele. Het coronavirus had een enorme impact op de evenementenbranche. Organiseert u in 2020 een schaatsevenement? In dit artikel delen we onze nieuwste inzichten over de coronamaatregelen, wettelijke vergunningen en projectfinanciering.

Auteur:
Ice World
Datum:
8 juli 2020
Delen:

1. Een vergunning verkrijgen

Helaas kunnen we niet in de toekomst kijken voor wat betreft de maatregelen rondom het coronavirus. Ook weten we nog niet welke evenementen en onder welke voorwaarden worden toegestaan in het komende winterseizoen.

We weten wel het één en ander over ijsbanen. Uiteraard hebben we het onderzoek naar de overdrachtsrisico’s van het virus op de voet gevolgd.

En het goede nieuws is:

  • Overdracht van het virus in de openlucht schijnt zeer onwaarschijnlijk te zijn. Dit wordt aangetoond door een aantal onderzoeken. We verwachten dat nog meer onderzoeken dit de komende tijd zullen onderbouwen.
  • Tijdelijke ijsbanen worden voornamelijk bezocht door kinderen, families en jongvolwassenen. Dit zijn lage risicogroepen. Bijna alle kinderen en jongvolwassenen ondervinden geen of weinig symptomen van het virus.
  • Schaatsen is een non-contact sport.
  • Tijdelijke ijsbanen bieden, naast plezier, een gemakkelijke toegang tot een sportieve, gezonde bezigheid.

Bovenstaande factoren spelen een belangrijke rol voor de lokale en regionale overheid om te bepalen welke evenementen wel of niet door kunnen gaan. Het organiseren van een schaatsevenement lijkt vooralsnog haalbaar en veilig te zijn.

In de aankomende periode zullen we de ontwikkelingen rondom de COVID-19 maatregelen voor evenementen nauwgezet volgen en u op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen. Via onze Ice-World kanalen zoals onze website, Youtube en social media delen we onze ervaringen en mogelijke oplossingen voor het veilig en succesvol organiseren van een schaatsevenement. Blijf ons volgen dus!

Bekijk ook: Aanbevelingen voor een coronaproof schaatsevenement

  • Hebt u vragen over het verkrijgen van een vergunning? Neem contact met ons op voor ondersteuning.

2. Een schaatsevenement financieren

De meeste tijdelijke ijsbanen verdienen hun geld op verschillende manieren: sponsoring en subsidies, bijdragen winkeliers en horeca, entree tickets, schaatsverhuur, schaatshulpjes, eten en drinken rondom de ijsbaan en het organiseren van partijen en evenementen. Door het Covid-19 virus zou het een grotere uitdaging kunnen zijn om bepaalde gelden binnen te krijgen dan in voorgaande jaren. Sponsoren en gemeenten zijn misschien minder gewillig om het evenement te ondersteunen. De financiering vraagt daarom het komende seizoen wellicht voor een meer creatieve en proactieve benadering:

  • Organiseer de kaartverkoop via een online reserveringssysteem. Dit heeft een aantal voordelen: cashflow voorafgaande aan het project, controle over het aantal bezoekers door het hanteren van tijdsblokken en de mogelijkheid voor bepaalde acties, zoals groepsvoordeel, familietickets, earlybird. Ook kunnen bijvoorbeeld de schaatshulpjes online te huur worden aangeboden. Neem contact op met Ice-World voor meer informatie.
  • Crowdfund uw evenement via Facebook of LinkedIn. Crowdfunding geeft behalve publiciteit, een goed beeld van hoe enthousiast de bewoners en de omgeving zijn voor uw evenement. Wanneer veel mensen doneren en hiermee ook aangeven achter uw evenement te staan, helpt dit ook om de gemeente en sponsoren te overtuigen.
  • Analyseer het verloop van uw evenement in voorgaande jaren. Wat heeft op financieel vlak goed gewerkt en wat niet? Kunt u uw horecaruimte eventueel vergroten? Wilt u meer variatie aanbrengen aan de partijen en evenementen? Kunt u de rustige tijdsblokken reserveren voor bepaalde doelgroepen, zoals schoolschaatsers en ouderen?
  • Zoek nieuwe sponsoren. Een aantal bedrijven heeft ook geprofiteerd van de lockdown, die misschien nu iets terug willen doen. Denk aan transportbedrijven, e-commerce, supermarkten, geneesmiddelen, sportwinkels en tuincentra. Andere branches, zoals de retail, moeten juist iets doen om hun klanten weer terug te krijgen en zullen daarom misschien ook wel uit zijn op publiciteit.
  • Informeer ook eens bij de gemeente. Subsidies krijgen zal niet makkelijk zijn, maar gemeentes willen misschien nog wel steun bieden, bijvoorbeeld voor gratis schoolschaatsen.
  • Kijk ook eens naar bedrijven die volksgezondheid, welzijn en sport willen promoten. Denk hierbij aan zorgverzekeraars, sportbonden of andere bedrijven die sportactiviteiten en een gezonde levensstijl willen aanmoedigen.

Dit zijn een aantal opties om op een nieuwe manier uw evenement te bekostigen. Als Ice-World begrijpen we dat ieder project en iedere locatie anders is. Neem gerust contact met ons op voor een advies op maat.

Disclaimer: bovengenoemde stellingen zijn slechts aanbevelingen van Ice-World. Organisatoren wordt aangeraden zelf de lokale regelgeving in de gaten te houden met betrekking tot hun evenement.

  • De coronamaatregelen vragen om een creatievere en proactievere benadering van projectfinanciering.

Neem contact op voor meer informatie

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.