Goede voorbereiding basis voor succes Winter Village Eersel
Winter Village Eersel koos voor ‘Ontmoeten en Verbinden’ als centraal thema en zorgde voor een grote regionale aantrekkingskracht. Het bleek zo’n succes dat de tweede editie al op de agenda staat. Lees hier hoe goede voorbereiding heeft bijgedragen aan de organisatie van een ijskoud topevenement.
Van wens naar winterwonderland
Visit Eersel zet zich in voor de promotie van de gemeente Eersel, voor bezoekers, bedrijven en bewoners. “Daarnaast organiseren we zelf een aantal activiteiten. Dat kan samen met de recreatieve sector zijn of met de horeca bijvoorbeeld”, zegt Ingrid van den Broek. Afgelopen winter stond dus drie weken lang Winter Village Eersel op de agenda. Na jaren voorbereiding bleek dit een schot in de roos. De wens voor een ijsbaan was er al, maar hoe pak je dit aan als gemeente? Ingrid: “2,5 jaar geleden ben ik gaan kijken bij verschillende ijsbanen in de regio. Waarom zou een ijsbaan daar wel kunnen, maar hier niet?” Wat volgde was een uitgebreid veldonderzoek bij de omliggende gemeenten Oirschot, Bergeijk en Veldhoven. Vanuit die ervaringen is een projectplan geschreven, inclusief begroting.
Breng goed in kaart wat er allemaal bij komt kijken. Stel een goed team samen, creëer draagvlak en maak de mensen enthousiast. Het moet breed gedragen worden.
Betrokkenheid als sleutel tot succes
Er werd een stichting opgericht, een bestuur samengesteld en er kwamen verschillende commissies – van horeca en techniek tot vrijwilligers en sponsoring. Ingrid: “De kracht van het evenement zat in de betrokkenheid. Ten eerste gaat alle omzet naar de Stichting. We begonnen vanuit de horeca met een klein startkapitaal en een lokale vereniging wilde wel garant staan. Voor nog meer betrokkenheid zijn we een jaar lang langs alle ondernemersverenigingen gegaan met sponsorbrochures en mini-presentaties. En maar liefst 400 vrijwilligers meldden zich aan via lokale krantjes.”
Ook de omwonenden werden actief betrokken, onder andere via meerdere informatieavonden. Met een speciale buurtapp konden zij tijdens het evenement wensen of zorgen doorgeven. Zo werden ergernissen voorkomen en ontstond er begrip. Een van de omwonenden zit inmiddels zelf in het bestuur.
Het resultaat was fantastisch: een grote tent met een bar, een prachtig uitzicht op de schaatsbaan, schaatsverhuur, en een complete après-skibar in de omgebouwde theaterzaal. Tijdens de drie weken waren er schaatslessen, live muziek, optredens en dat alles in het teken van verbinding. Collega’s, buren, vrijwilligers, kinderen, ouderen – iedereen vond zijn plek op en om het plein.
Koester je mensen die zich inzetten voor drie weken ijspret
Een gebruiksvriendelijk online rooster maakte het werk voor de 400 vrijwilligers laagdrempelig, vertelt Ingrid. “Ze kozen zelf hun diensten van twee of drie uur. Via speciale informatieavonden en een praktisch handboek werden ze geïnformeerd over de werkzaamheden. Tot slot was er een groot eindfeest, een smeltfeest. En op de ijsbaan in Eindhoven hebben we feestelijk afgesloten met de vrijwilligers die in de organisatie zaten. Het is belangrijk om je vrijwilligers te koesteren.”
De sponsoren en bedrijven uit de regio konden ook proeven van de sfeervolle wintersfeer. “Twee avonden was er een overvolle bedrijfsbarbecue met live entertainment, Kerstman, noem maar op. Zo hebben we echt geprobeerd verbinding te maken, want die behoefte is er altijd. Veel sponsoren voelden zich écht betrokken, mede dankzij een speciale sponsoravond waar zij in het zonnetje werden gezet.”
Een plek voor iedereen
Een ding is zeker, Winter Village Eersel is een feest voor iedereen gebleken. Dankzij sponsoring kregen kinderen van gezinnen die gebruikmaken van de voedselbank gratis schaatskaartjes, verspreid via de voedselpakketten. Ook kinderen uit buurtgezinnen konden zonder kosten meedoen.
“En er is geïnvesteerd in een kostbaar schaatshulpmiddel voor mensen met een beperking”, vertelt Ingrid trots. “Drie assurantiekantoren stelden zich garant, waardoor Winter Village Eersel de eerste tijdelijke ijsbaan werd met zo’n voorziening.”
Meer dan ijs: hoe samenwerking Winter Village tot leven bracht
Het is wel duidelijk, zo’n evenement zet je echt niet zomaar op. Het vraagt om lange adem, goed projectmanagement, en vooral om draagvlak en samenwerking. De belangrijkste lessen? De samenwerking met Ice-World bleek hierbij cruciaal, vertelt Ingrid. “Dankzij hun stappenplannen, flexibiliteit en ondersteuning konden we tot in de details maatwerk leveren.” Met het nieuwe jaarthema ‘Warmte in de Winter’ blijft Winter Village Eersel zich ook volgende winter inzetten voor ontmoeting en verbinding. Elkaar gedag zeggen, een praatje maken – het zijn de kleine dingen die het verschil maken.
Ook een ijsevent in jouw stad? Neem dan nu contact met ons op!